اﻓﺰاﯾﺶ روز اﻓﺰون ﺣﺠﻢ اﺳﻨﺎد ﮐﺎﻏﺬی ﺑﺎﻋﺚ ﺑﺮوز ﻣﻌضلات ﻋﺪﯾﺪه ای در ارﺗﺒﺎط ﺑﺎ ﺣﻔﻆ، ﻧﮕﻬﺪاری، ﺑﺎزﯾﺎﺑﯽ و اﺳﺘﻔﺎده از‬ ‫اﻃﻼﻋﺎت ﻣﮑﺘﻮب اﺳﻨﺎد ﮐﺎﻏﺬی، ﺑﺮای بخش های ﻣﺨﺘﻠﻒ ﺳﺎزﻣﺎن از ﺟﻤﻠﻪ ﺑﺎﯾﮕﺎﻧﯽ اﺳﻨﺎد،
آرﺷﯿﻮ، ﻣﺮاﮐﺰ اﻃﻼع رﺳﺎﻧﯽ و فرآیندهای مدیریت دانش و … ﺷﺪه اﺳﺖ و این در حالی است که می بایست ضمن حفظ امنیت منشاء اطلاعات، امکان دستیابی به داده های درونی آن ها را نیز فراهم نمود.‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬
از میان راهکارهای مختلف مورد استفاده برای حل مشکلات مربوط به نگهداری و دستیابی به محتوای حجم انبوه اسناد در عصر انفجار اطلاعات، سیستم مدیریت اسناد با مشخصه های زیر مطلوب ترین
گزینه برای این موضوع می باشد.

• امکان گسترش محیط بهره برداری از اسناد
• امکان تسریع و تسهیل بازیابی و استفاده از اسناد و محتوای درونی آن ها
• امکان ایجاد تنوع در اشکال مختلف ارائه اطلاعات
• امکان کاهش هزینه های نگهداری اسناد
• امکان حفظ امنیت منشاء اطلاعات و محتوای اسناد
• امکان ایجاد مطلوب آرشیو و بایگانی اسناد

تعریف سیستم مدیریت اسناد

ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ اﺳﻨﺎد ﻋﺒﺎرت اﺳﺖ از ﻣﺠﻤﻮع راﻫﮑﺎرﻫﺎی ﻣﻄﻠﻮب و اﺟﺮاﺋﯽ برای ﺣﻔﻆ و ﻧﮕﻬﺪاری اﻃﻼﻋﺎت اسناد‫ ﮐﺎﻏﺬی و اﯾﺠﺎد اﻣﮑﺎن ﺗﺴﺮﯾﻊ و ﺗﺴﻬﯿﻞ در بازیابی، نسخه برداری، جابجایی و ارسال آن ها
ﺑﻪ اﺷﮑﺎل ﮔﻮﻧﺎﮔﻮن ﺑﺎ اﺳﺘﻔﺎده از اﻧﻮاع اﺑﺰارﻫﺎی ﻧﺮم اﻓﺰاری‬ ‫و ﺳﺨﺖ اﻓﺰاری.‬

‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬

ویژگی های فنی لازم در یک سامانه مدیریت اسناد

• بهره گیری از فراداده (Meta Data):
– (ویژگی های مختلف یک سند، شامل تاریخ، شماره، موضوع و … )
• ایجاد کد یکتا برای اسناد
• نگهداری مکانیزه در بانک اطلاعاتی
• بازیابی سریع و جستجوی برخط (On Line)
• نگهداری نسخ و تاریخچه تغییرات سند
• امنیت در سطوح دسترسی به اسناد
• امکان ارتباط با سامانه های نرم افزاری دیگر
• بهره گیری از موتور گردش کار قدرتمند
• امکان استخراج اسناد با استانداردهای مختلف
• ایجاد ارتباط بین اسناد
• دارای ویژگی های هوشمندی برای خواندن اقلام اطلاعاتی (OMR, OCR, ICR, BARCODE, …)

سامانه مدیریت اسناد الکترونیک

این سامانه به عنوان مخزن و سرویس مرکزی و اصلی اطلاعات و اسناد در یک سازمان عمل می نماید. سازمان هایی که از آن استفاده می کنند، قادر خواهند بود طیف وسیع و بسیار متنوعی از انواع فرم ها،
اسناد، پرونده ها و داده های الکترونیکی خود اعم از متنی، گرافیکی، صوتی، تصویری و به طور کلی هرگونه قالبی را که در رایانه به شکل فایل های گوناگون نگهداری می نمایند، تحت مدیریت یکپارچه و
امنیت متمرکز، با امکاناتی فراتر از امکانات موجود در سیستم عامل (ویندوز و ..) و یا سامانه های دیگر مانند اتوماسیون، نگهداری نمایند.
با استفاده از این سامانه، چرخه حیات اسناد و فرم ها در سازمان ها، از هنگام ایجاد اسناد تا تغییرات و مدیریت ویرایش ها، طبقه بندی و بازیابی اسناد، امنیت و مدیریت حقوق دسترسی به اسناد، نقل و انتقال
آن ها از کانال های مختلف، بایگانی اسناد و تهیه نسخ پشتیبان، ایجاد گزارش ها و حتی حذف آن ها به شکلی متمرکز قابل مدیریت و رویت خواهد بود.

در سامانه سمسا، اسناد می توانند ساختاری گوناگون و پیشرفته داشته باشند. تا حدی که به جرأت می توان گفت که هیچ گونه نظام اطلاعاتی وجود ندارد که نتوان با استفاده از ساختار سامانه سمسا، آن را
پیاده سازی نمود.

به طور کلی در سامانه سمسا، یک سند از دو بخش اصلی تشکیل شده است :

1- محتوای سند (Content): هر سند از یک بخش محتوایی مانند متن، تصویر، صوت، و انواع مختلف فرمت های موجود رایانه ای مانند Word-Excel-AutoCAD-PDF,… تشکیل شده است.
2- پروفایل یا شناسنامه مشخصات سند: در سامانه های مدیریت اسناد، فراداده ها و ویژگی های اسناد، وجه تمایز آن ها با یکدیگر می باشند و در سامانه سمسا هرگونه ویژگی (فراداده) به راحتی و به طور
کاملاً پویا و بدون نیاز به هیچ گونه برنامه نویسی به یک سند اختصاص داده می شود که شاخص گذاری اسناد بر اساس این فراداده ها صورت می پذیرد.
بر اساس این معماری، در هر سازمان، طیف وسیعی از اسناد با هرگونه ساختار مورد نظر قابل پیاده سازی می باشد. نمونه هایی از این طیف عبارتند از:
– اسناد فنی مانند نقشه ها، برنامه های کنترل پروژه، محاسبات فنی و …
– اسناد اداری مانند نامه ها، صورت جلسات و …
– اسناد پرسنلی مانند احکام و پرونده های پرسنلی
– اسناد مالی مانند صورت حساب ها بیمه نامه ها و …
– اسناد حقوقی مانند قراردادها، دادخواست ها
– …

مشخصات سامانه اسناد الکترونیکی:

– این سامانه دارای بیش از 100 ویژگی کارکردی و قابلیت های مختلفی از جنبه های سهولت کاربری، امنیت، در دسترس بودن، انعطاف پذیری و … می باشد که به لحاظ ایجاز و اختصار در این سایت، به چند
مورد مهم از این ویژگی ها اشاره گردیده است. در صورت تمایل به کسب اطلاعات بیشتر لطفاً از طریق بخش “ارتباط با ما” در همین سایت اقدام فرمایید.

الف – ویژگی های کارکردی
• امکان تعریف شناسنامه سند بر اساس هرگونه استاندارد مورد نیاز
• ایجاد کد یکتا برای اسناد
• فشرده سازی خودکار پرونده ها و صرفه جویی در فضای مورد نیاز
• نگهداری مکانیزه اسناد در بانک اطلاعاتی و با حجم نامحدود
• بازیابی سریع و جستجوی برخط (On Line) اسناد
• نگهداری نسخ و تاریخچه تغییرات سند
• امنیت کامل در سطوح دسترسی به اسناد
• امکان ارتباط با سامانه های نرم افزاری دیگر
• بهره گیری از موتور گردش کار قدرتمند
• ایجاد ارتباط بین اسناد
• امکان بهره گیری از ویژگی های هوشمند برای خواندن اقلام اطلاعاتی (OMR-OCR-ICR- BARCODE)

ب – ویژگی های غیرکارکردی
• مبتنی بر معماري سرويس‌گرا Service Oriented Architecture (SOA)
• پشتيباني از پايگاه داده قدرتمند (Oracle)
• قابليت تغيير و مديريت سرويس های تجاری
• پاسخگويي سريع به تغييرات کسب و کار
• قابلیت یکپارچگی با سایر محصولات سازمان