حوزه کارکرد این سامانه از مرحله ثبت درخواست تسهیلات تا زمان تایید مصوبه می باشد. این سامانه به صورت ترکیبی از مدل اینترنتی ( جهت ارائه راهنمایی و مشاوره، ثبت درخواست، اطلاع رسانی جهت مدارک مورد نیاز) و مدل شعبه ای می باشد . با استفاده از این سامانه کلیه عملیات انجام شده از طریق شعبه و همچنین درگاه اینترنت توسط مشتری، به صورت متمرکز، در سامانه ثبت و نگهداري شده و قابل پیگیری و اقدام می باشد.
به کمک این سامانه، مشتريان بانك ها مي‌توانند با استفاده از اینترنت، درخواست دريافت تسهيلات خود را به صورت غيرحضوري ثبت نمایند. پس از انجام بررسي های لازمه از سوي اركان مربوطه ( شعبه و سایر واحدهای سازمانی بانک با توجه به ساختار تعریف شده)، نتيجه بررسي در سامانه ثبت شده و در هر مرحله، مشتري مي‌تواند از وضعيت درخواست خود آگاهي پیدا کرده و نسبت به مراحل پیشرفت در جریان قرار گیرد.
در صورتیکه تقاضا دهنده مشتری بانک نباشد، این امکان وجود دارد تا با ثبت درخواست خود از درگاه اینترنت، مشخصات خود را در سامانه وارد نماید، در این حالت اطلاعات در بخش متقاضیان سامانه ثبت شده و کاربر مربوطه در بانک وظیفه بررسی و تایید مشخصات متقاضی را برعهده دارد. این مرحله می تواند شامل استعلام مشخصات متقاضی از ثبت احوال و احراز هویت متقاضی و نهایتاً ثبت در بخش مشتریان بانک باشد، پس از انجام مراحل مذکور متقاضی به عنوان مشتری بانک پذیرفته شده و روال درخواست ادامه پیدا می نماید.
نکته: با توجه به رعایت اصول معماری سرویس گرا در سامانه، در صورت نیاز بانک به فراخوانی سرویس های این سامانه در سامانه تسهیلات خود، این امکان فراهم می باشد و همچنین این سامانه، برای ارتباط با سایر بخش های سامانه بانکداری متمرکز موجود در بانک مانند سامانه مشتریان، سامانه استعلام ثبت احوال و سامانه تسهیلات، قابلیت فراخوانی و ارتباط با سرویس های مذکور را دارا می باشد.

1- سامانه مدیریت درخواست تسهیلات اینترنتی

بخشی از امکانات و قابلیتهای سامانه مدیریت درخواست تسهیلات اینترنتی به شرح ذیل می باشند:
• امکان ارائه راهنمایی و مشاوره به متقاضی در تمام مراحل کار
• امکان ثبت درخواست تسهیلات مشتری
• امکان ثبت مشخصات عمومی متقاضی (شامل مشخصات سجلی, تلفن ثابت، تلفن همراه، آدرس محل سکونت و …)، در صورتی که متقاضی مشتری بانک نباشد.

• امکان جلوگیری از ثبت درخواست های تکراری توسط متقاضی
• امکان انصراف از درخواست برای متقاضی
• امکان انتخاب نوع عقد و محصول تسهیلاتی مورد درخواست
• امکان انتخاب بسته پیشنهادی تسهیلاتی
توجه : با استفاده از این امکان مشتری به جای انتخاب نوع عقد و محصول، با انتخاب بسته پیشنهادی، به سوی تسهیلات مورد درخواستی هدایت می شود.
• امکان انتخاب شعبه مورد دلخواه با امکان جستجو در مشخصات شعب
• امکان صدور و نمایش کد رهگیری
• امکان پیگیری استعلام‌های لازم به صورت مکانیزه، پس از نهائی شدن ثبت درخواست تسهیلات
• امکان اطلاع رسانی به مشتری از طریق ایمیل و پیام کوتاه در مراحل مشخص
• امکان مشاهده فعالیت های انجام شده در پرونده مشتری

همانگونه که عنوان شد در صورتیکه متقاضی مشتری بانک نباشد و بخواهد در خواست خود را از طریق اینترنت اعلام نماید، سامانه امکان دریافت مشخصات متقاضی را دارد اما روال پذیرش متقاضی به مشتری می بایست توسط بانک اعلام شود و بنابراین قبل از اینکه متقاضی بتواند درخواست خود را پیگیری نماید، می بایست جهت بررسی مشخصات ثبت شده و پذیرش به عنوان مشتری بانک، تعیین تکلیف شود.

2- سامانه مدیریت درخواست تسهیلات شعبه ای

2-1 مدیریت اطلاعات درخواست

در این بخش امکان مدیریت درخواست تسهیلات وجود دارد، درخواست می تواند شامل تمامی عقود باشد. در این قسمت اطلاعات درخواست اعم از نوع عقد، نوع محصول، نوع وثایق و تضمینات و مدارک دریافتی توسط کاربر شعبه ثبت می شود. مبلغ درخواست شده نیز به همراه مدت درخواستی با توجه به نوع عقد ( روز یا ماه ) در سامانه ثبت می شود پس از ثبت درخواست شماره تسهیلات توسط سامانه ایجاد شده و در اختیار کاربر قرار داده می شود. این شماره جهت پیگیری و ادامه روند تسهیلات استفاده می شود.

2-2 مدیریت اطلاعات پیشنهاد

پس از ثبت درخواست، (شعبه ای یا اینترنتی) امکان تنظیم پیشنهاد تسهیلات توسط کاربر شعبه امکان پذیر می باشد. اطلاعات پیشنهاد با توجه به نوع عقد مشخص می شود. پیشنهاد تنظیم شده در کمیته اعتباری همان شعبه مورد بررسی قرار می گیرد و با توجه حدود اختیارات شعبه امکان تصویب آن میسر می باشد و در صورت خارج بودن از حدود اختیارات به کارتابل مراجع بالاتر فرستاده شده و توسط مراجع بالاتر تصویب می گردد.

2-3مدیریت اطلاعات مصوبه

پس از ثبت پیشنهاد، توسط کاربر شعبه، پیشنهاد در قالب پیش نویس مصوبه قابل بررسی و پیگیری می باشد، برخی از فعالیت های این بخش عبارتند از:

• امکان بازبینی و تایید پیشنهاد در کمیته اعتباری شعبه
• امکان تصویب پیشنهاد و ثبت مصوبه در صورتی که واحد سازمانی مربوطه دارای حدود اختیارات باشد
• کنترل حدود اختیارات بر اساس محصول تسهیلات به تفکیک مشتری حقیقی و حقوقی:
• در صورتی که واحد سازمانی ، حدود اختیارات کافی به میزان مبلغ پیشنهاد شده نداشته باشد ،امکان تصویب را نداشته و صرفا امکان ارسال به مراجع بالاتر را خواهد داشت.
• امکان برگشت پیشنهاد به مراجع پایین تر اعتباری در صورت عدم تصویب
• امکان ابلاغ مصوبه به مراجع پایین تر اعتباری

2-4مدیریت اطلاعات ضامنین و تسهیلات گیرنده

پس از تصویب مصوبه امکان ثبت اطلاعات ضامنین و اطلاعات تکمیلی تسهیلات گیرنده میسر می شود. ضامنین می بایست مشتری بانک باشند اما داشتن حساب نزد بانک ضروری نمی باشد. در هنگام ثبت اطلاعات ضامنین، ضمانت متقابل کنترل می گردد. بدین صورت که اگر حلقه ای در ارتباط با ضامنین تشکیل شده باشد، سامانه آن را تشخیص داده و گراف این ارتباط را ترسیم می نماید.
توجه: همانگونه که قبلاً نیز بیان گردید، عملیات مربوط به معرفی ضامنین و تخصیص وثایق با توجه به فرایندهای اعتباری در بانک می تواند در سامانه LOS و یا در سامانه Loan انجام شود و در صورتیکه، این فرایندها می بایست در سامانه Loan و هنگام ثبت قرارداد صورت گیرند، سامانه با تغییر در فرایندهای گردش کار (Work Flow) این نیاز بانک را پوشش می دهد.

2-5مدیریت عملیات تخصیص وثایق/ تضمینات

در این بخش، اطلاعات تخصیص وثایق ثبت می شود. وثایقی که در زیرسامانه وثایق مشتری ثبت شده است، در این قسمت به تسهیلات مورد نظر مشتری تخصیص می یابد. امکان تخصیص وثایق شخص ثالث نیز میسر می باشد.
گروه بندی به تفکیک نوع وثیقه و مبلغ مورد نیاز برای هر نوع وثیقه ادامه کار را برای کاربر آسان تر می نماید. وثایقی که به صورت استفاده انحصاری تعریف شده اند، در این قسمت کنترل خواهند شد.

2-6مدیریت کارتابل

یکی از قابلیت های سامانه تسهیلات، مدیریت کارتابل می باشد، با استفاده از این ویژگی برای کاربر امکان پیگیری پرونده های اعتباری فراهم می شود. با توجه به یکپارچگی سامانه مدیریت درخواست با درگاه اینترنت و شعبه، این امکان وجود دارد تا درخواست های اینترنتی که جهت شعبه خاصی ارسال شده اند، در کارتابل شعبه مورد نظر قابل دسترسی و بررسی و اقدام باشند. در این حالت کاربر می تواند به تفکیک نوع عقد، نام مشتری، درگاه و سایر انتخاب ها , وضعیت پرونده مشتریان را مشاهده نموده و نسبت به پیشبرد پرونده اقدام نماید .
یادآوری می شود درگاه اینترنت، تنها به عنوان یک کانال جهت ثبت درخواست عمل می نماید و سرویس های سامانه مدیریت درخواست تسهیلات را فراخوانی می نماید، بدین ترتیب همانگونه که عنوان شد فرآیندهای تسهیلات در سامانه قابل مشاهده و اقدام خواهند بود و مشتری نیز از طریق اینترنت امکان پیگیری هر یک از درخواست های خود را دارا می باشد.

2-7ابزار مدیریت گردش کار (Work Flow Management )

یکی دیگراز قابلیت های سامانه تسهیلات، ابزار مدیریت گردش کار می باشد، با استفاده از این قابلیت امکان مدیریت فرایندها، گردش کار و ارتباط فعالیت های سامانه فراهم می باشد. در این راستا زیر سامانه مدیریت درخواست تسهیلات نیز از فرایندهای تعریف شده مدیریت گردش کار استفاده می نماید. این ساختار به شکل کاملاً گرافیکی بوده و در اختیار راهبر سامانه مدیریت درخواست تسهیلات قرار می گیرد. بدیهی است تعریف فرایندهای کاری سامانه مدیریت درخواست نیز می بایست با استفاده از این ابزار در سامانه تعریف شوند .
شکل زیر یک نمونه از فرآیندهای طراحی شده جهت سامانه مدیریت درخواست می باشد که توسط ابزار مدیریت گردش کار ایجاد شده است.